Aviso sobre política de privacidad

Este aviso describe cómo se puede utilizar y divulgar la información médica sobre usted y cómo puede obtener acceso a esta información. Revíselo detenidamente.

En Providence Health Assurance (PHA), estamos obligados por la ley federal y estatal a proteger la privacidad de su información médica protegida (PHI) de acuerdo con la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA). PHA debe proporcionarle este aviso y cumplir con los términos establecidos en este aviso. Este aviso explica cómo PHA puede usar y compartir información sobre usted para administrar sus beneficios y le informa sobre sus derechos como miembro valioso. También explica cómo puede ejercer estos derechos. PHI, también llamada información médica, se refiere a información médica o servicios sanitarios que se puede utilizar para identificarle como individuo. Esta información incluye:

• Detalles sobre su estado de salud o afección física o mental pasado, presente o futuro
• Información relacionada con la prestación de atención sanitaria a usted
• Información de pago relacionada con sus servicios sanitarios

Además de la PHI, PHA también protege su información de identificación personal (PII), que incluye datos que pueden utilizarse para identificarle individualmente, como su nombre, dirección, fecha de nacimiento o número de seguridad social. PHA entiende la sensibilidad de esta información y cuenta con políticas para protegerla del acceso, uso o divulgación no autorizados. PHA recopila PII como parte de las operaciones comerciales para verificar su identidad, gestionar las cuentas de los miembros y apoyar la prestación de servicios de planes de salud. Proteger su PII es una parte esencial para ganarse y mantener su confianza como miembro valioso.

Cómo PHA (Providence Health Assurance) utiliza y divulga su PHI (información médica protegida) sin su autorización por escrito

PHA puede utilizar y divulgar su información médica protegida para diferentes fines. PHA utilizará la PHI y puede compartirla con terceros al mismo tiempo que proporciona beneficios de salud. Los siguientes ejemplos se ofrecen para ilustrar los tipos de usos y divulgaciones que PHA puede hacer sin su autorización para pagos, operaciones sanitarias y tratamientos.

Tratamiento:

• PHA no proporciona tratamientos. Este es el papel de su proveedor de atención médica, como su médico o un hospital.
• PHA puede utilizar y divulgar su información médica según sea necesario para coordinar, gestionar o apoyar su atención con sus proveedores de servicio médico.
  

Pagos:

• PHA puede utilizar y compartir su información médica para procesar y pagar las reclamaciones presentadas por sus proveedores de atención médica.
• PHA puede compartir una Explicación de Beneficios (EOB) con el suscriptor de su plan para ayudar con el pago de reclamaciones.
• PHA puede utilizar y divulgar su información médica para cobrar primas y calcular los importes de costos compartidos.
  

Operaciones sanitarias:

• PHA puede utilizar o revelar su información médica para ayudarle con preguntas sobre beneficios, reclamaciones o cobertura.
• PHA puede utilizar su información médica para revisar la calidad de la atención y los servicios que recibe.
• PHA puede utilizar su información médica para coordinar y mejorar los servicios preventivos y los programas de gestión de afecciones crónicas (como inmunizaciones, pruebas de detección de cáncer o programas para el asma, la diabetes o la hipertensión).
• PHA puede utilizar o divulgar su información médica para actividades de subrogación o responsabilidad civil para recuperar los costos sanitarios.
• PHA puede utilizar o divulgar su información médica a una organización de revisión independiente (IRO) si solicita una revisión externa de una decisión de cobertura.
• PHA puede usar o divulgar su información médica a organizaciones de acreditación y certificación con el fin de mantener las licencias y certificaciones de PHA.
• PHA puede utilizar la información médica mínima necesaria de su historial médico electrónico, como notas de alta hospitalaria o resúmenes de tratamiento, para ayudar a coordinar su atención o conectarle con los servicios de seguimiento.
  

Patrocinador/administrador del plan:

Si recibe beneficios del plan de salud a través de su empleo, PHA puede compartir información limitada con el administrador del plan de salud de su empleador.

• Podemos compartir su información médica con el patrocinador de su plan (su empleador o plan de salud del grupo) solo cuando sea necesario para obtener ofertas, gestionar o administrar el plan.
• Si su empleador ayuda a pagar su prima pero no paga sus reclamaciones médicas, su empleador:
  
  
  • No puede acceder a su información médica excepto cuando sea necesario para obtener ofertas, gestionar o finalizar el plan.
  • Debe aceptar por escrito proteger su información y utilizarla solo según lo permitido por la ley.

Compartir su información médica con las personas involucradas en su atención

En algunos casos, PHA puede compartir su información médica con familiares, amigos u otras personas que participen en su atención o pago por su atención.

• PHA puede compartir información cuando nos dé su permiso verbal o escrito.
• Si ocurre una emergencia y usted no puede comunicarse, PHA puede compartir información si considera que ello redunda en su mejor interés.
• PHA también puede compartir información para ayudar a proteger su salud y seguridad o la salud y seguridad de otras personas.
  

Otras formas en que PHA puede usar y compartir su información médica sin autorización

Para fines legales y de aplicación de la ley

• Cuando así lo requiera la ley.
• En respuesta a una orden judicial, citación u otra solicitud legal.
• A los funcionarios policiales cuando lo exija la ley, como localizar a un sospechoso o denunciar un delito.
• Agencias gubernamentales implicadas en servicios de seguridad nacional, militares o de protección.
  

Para la supervisión y la conformidad

• Agencias gubernamentales que supervisan la atención médica, como consejos de licencias, auditores o reguladores.
• Al Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU. para supervisar nuestro cumplimiento de la HIPAA.
  

Para investigación

• Para fines de investigación cuando lo permita la ley y sujeto a las protecciones requeridas.
  

Para donación de órganos y fallecidos

• Para ayudar a identificar a una persona fallecida, determinar la causa de la muerte o facilitar la donación de órganos o tejidos.
  

Con socios comerciales

• A proveedores o contratistas (llamados “socios comerciales”) que ayudan a PHA a operar y prestar servicios. Estos socios están obligados por ley a proteger su información.
  

Divulgaciones que requieran su autorización por escrito

PHA está obligado a obtener su autorización por escrito para utilizar o divulgar su información médica protegida, con excepciones limitadas, por los siguientes motivos:

• Marketing. PHP solicitará su autorización por escrito para utilizar o divulgar su información médica protegida con fines de marketing con excepciones limitadas, como cuando mantengamos comunicaciones de marketing presenciales con usted o cuando proporcionemos regalos promocionales con un valor nominal.
• Venta de información médica protegida. PHP no vende información médica protegida (PHI) ni información de identificación personal (PII) y debe solicitar su autorización por escrito antes de realizar cualquier divulgación que se considere una venta de su información médica protegida.
• Otros usos o divulgaciones. Cualquier otro uso o divulgación de su información médica protegida que no se describa en este Aviso solo se realizará con su autorización por escrito, a menos que lo permita o lo exija la ley.
  

Protecciones adicionales de la privacidad para información médica sensible

Las leyes federales y estatales pueden requerir mayores protecciones de privacidad para ciertos tipos de información médica. Estas pueden incluir:

• Consumo de alcohol, drogas y sustancias (diagnóstico, tratamiento e información de derivación)
• Atención de afirmación de género
• Información genética (servicios o pruebas)
• VIH (pruebas y tratamiento)
• Notas de psicoterapia o asesoramiento
• Atención médica reproductiva

Si PHA recibe información sobre trastornos por consumo de sustancias de un programa con asistencia federal cubierto por la norma 42 CFR parte 2, PHA debe implementar medidas de seguridad adicionales para proteger su información sobre SUD.

• Si proporciona un consentimiento general para el programa de la Parte 2 que permite que su información se utilice o revele para el tratamiento, el pago o las operaciones de atención sanitaria, PHA puede utilizar y divulgar esa información según lo permitido por la HIPAA.
• Si da su consentimiento específico directamente a PHA u otra parte, PHA solo utilizará y divulgará su información de la Parte 2 según lo permitido expresamente en ese consentimiento.
• PHA puede utilizar o divulgar esta información para el tratamiento, el pago o las operaciones de atención sanitaria.
• PHA no utilizará ni divulgará sus registros de la Parte 2, ni ningún testimonio relacionado, en procedimientos civiles, penales, administrativos o legislativos sin su consentimiento o una orden judicial que le notifique antes de la liberación.
  

Si su información médica protegida (PHI) está sujeta a una protección reforzada, PHA solo podrá divulgarla con su autorización previa por escrito, salvo que la ley lo permita o lo exija de otro modo.

Revocación de una autorización

• Puede revocar su autorización por escrito en cualquier momento antes de que expire.
• Si su información se compartió en virtud de su autorización, podrá ser divulgada nuevamente por terceros y podría dejar de estar protegida conforme a las leyes de privacidad estatales o federales.
• Algunas leyes pueden limitar la redivulgación de ciertos tipos de información médica sensible, como información sobre salud mental, información genética o información sobre trastornos por uso de sustancias (diagnóstico, tratamiento o derivación).
  

Derechos de privacidad en relación con su información médica

Derecho a acceder a su información médica:

• Tiene derecho, en virtud de la HIPAA, a solicitar una copia de su información médica que mantenga PHA.
• Puede solicitar su información médica en papel o en formato electrónico. PHA lo proporcionará en el formato que solicite si está disponible. De lo contrario, lo proporcionaremos en un formato legible.
• PHA exige que su solicitud de información médica se presente por escrito.
• Si PHA rechaza su solicitud de información médica, PHA le notificará por escrito y le explicará el motivo y cómo puede apelar o responder.
• También tiene derecho a solicitar una copia de su historia clínica a su médico u otro proveedor de atención médica.
  

Derecho a una contabilidad de las divulgaciones de su información médica

• En virtud de la HIPAA, tiene derecho a recibir una lista de divulgaciones que la PHA haya realizado sobre su información médica, excepto aquellas realizadas para el tratamiento, el pago o las operaciones de atención médica, o divulgaciones realizadas con su autorización.
• Esta lista puede incluir divulgaciones realizadas para la elaboración de informes de salud pública, la aplicación de la ley u otros requisitos legales.
• La PHA exige que su solicitud de un registro de divulgaciones se presente por escrito e incluya el período de tiempo solicitado.
• El periodo de tiempo no puede ser superior a seis años a partir de la fecha de su solicitud.
  

Derecho a modificar su información médica:

• Usted tiene derecho, conforme a la HIPAA, a solicitar una modificación de su información médica que mantiene la PHA si considera que dicha información es inexacta o incompleta.
• La PHA exige que su solicitud de modificar su información médica se presente por escrito.
• Si PHA aprueba su solicitud, la enmienda se añadirá a su registro y PHA informará a otras personas que recibieron la información original, si necesitan saber sobre el cambio.
• Si la PHA rechaza su solicitud de modificación de su información médica, la PHA le notificará por escrito y le explicará el motivo y cómo puede apelar o responder.
  

Derecho a comunicaciones confidenciales:

• En virtud de la HIPAA, tiene derecho a solicitar que la PHA se comunique con usted utilizando un método específico o en un lugar alternativo si cree que la divulgación de su información médica podría ponerle en peligro. Por ejemplo, puede pedir a PHA que envíe su información médica solo por correo de EE. UU. o a una dirección distinta de su casa. PHA aceptará solicitudes razonables.
• Todos los miembros de PHA tienen derecho a solicitar que su información médica se envíe a una dirección diferente si el envío a su dirección actual pudiera ponerlos en peligro. PHA aceptará solicitudes razonables de este tipo. PHA no le exigirá que explique por qué cree que está en peligro de procesar su solicitud. Puede hacer esta solicitud por escrito o verbalmente.
• Algunas leyes estatales ofrecen protecciones adicionales de privacidad por las que los miembros tienen derecho a solicitar que la información de su plan que contenga datos médicos o personales se envíe a otra dirección, o que PHA no revele su información al titular de la póliza/suscriptor. Estas solicitudes específicas de cada país deben realizarse por escrito.

Derecho a solicitar restricciones sobre el uso y la divulgación de su información médica

• Tiene derecho, conforme a la HIPAA, a solicitar que restrinjamos o limitemos el modo en el que utilizamos o divulgamos su información médica protegida para los tratamientos, los pagos o las operaciones sanitarias.
• Si estamos de acuerdo, atenderemos su solicitud a menos que la información sea necesaria para una emergencia. Aunque consideraremos su solicitud de restricción, por ley no estamos obligados a aceptarla, ya que algunas solicitudes pueden no ser posibles en función de nuestras operaciones u obligaciones legales.
• PHA exige que su solicitud para restringir su información se presente por escrito.

Derecho a una notificación en caso de violación de su información médica

• En virtud de la HIPAA, tiene derecho a recibir una notificación si PHA determina que su información médica se ha visto involucrada en una infracción.
• PHA proporcionará esta notificación sin demora injustificada y a más tardar 60 días después de descubrir la infracción. El aviso incluirá una descripción de lo que sucedió, el tipo de información involucrada, las acciones que PHA ha tomado para investigar y evitar más divulgaciones, los pasos que puede tomar para protegerse de posibles daños y cómo ponerse en contacto con PHA para obtener más información.
  

Cómo PHA protege y asegura su información

Todos los cuidadores deben cumplir con las políticas de seguridad y privacidad de la HIPAA. PHA cuenta con políticas y procedimientos para garantizar la confidencialidad de su información médica. PHA mantiene su información médica verbal, escrita y electrónica segura mediante salvaguardas administrativas (políticas), técnicas (cifrado) y físicas (almacenamiento bloqueado) que siguen las leyes federales y estatales. Algunas de las formas en que protegemos su información incluyen:

• Nuestros cuidadores deben:
  
  
  • Firmar el acuerdo de uso aceptable y la declaración de confidencialidad y no divulgación.
  • Completar la capacitación en privacidad y seguridad al momento de la contratación y de forma anual.
  • Acceder a su información médica solo cuando sea necesario para desempeñar sus tareas laborales.
  • Desechar de forma segura la información médica escrita.
  • Informar sobre cualquier violación de la privacidad o la seguridad.
  • Utilizar inicios de sesión y contraseñas seguros para acceder a los sistemas de PHA.
  • Trabajar en sistemas protegidos por firewalls, cifrado y protocolos de copia de seguridad de datos.
  • Llevar tarjetas de identificación al entrar en edificios de PHA.
• Los acuerdos de PHA con los proveedores incluyen disposiciones de confidencialidad que les exigen proteger su información médica de acuerdo con la HIPAA y otras leyes de privacidad aplicables.
• PHA supervisa sus sistemas para detectar y evitar el acceso no autorizado a su información médica.
• PHA limita la cantidad de información médica que utiliza o comparte solo a lo necesario para el propósito previsto.
• PHA requiere que los proveedores y contratistas que manejan su información cumplan con los estándares de privacidad y seguridad.

Cómo usar sus derechos de HIPAA:

También puede encontrar los formularios de Autorización del Miembro y de Privacidad en nuestro sitio web en: https://www.providencehealthplan.com/medicare/medicare-advantage-plans/members/forms-and-documents

También puede utilizar nuestro portal en línea seguro para hacer preguntas relacionadas con la privacidad. Tendrá que iniciar sesión en su cuenta de myProvidence o registrarse para una si aún no tiene una cuenta: www.myprovidence.com

Puede utilizar sus derechos de HIPAA poniéndose en contacto con el servicio de atención al cliente.

• Si tiene alguna pregunta sobre su información médica o si cree que se han vulnerado sus derechos de privacidad, póngase en contacto con el Servicio de Atención al Cliente en:
  503-574-8000 o 1-800-603-2340. Los usuarios de TTY deben llamar al 711.
• Estamos disponibles los siete días de la semana, entre las 8:00 a. m. y las 8:00 p. m. (hora del Pacífico). Entre el 1 de abril y el 30 de septiembre, permanecemos cerrados los sábados y domingos.

Puede presentar una queja con PHA por escrito en:

Providence Health Assurance
Attn: Appeals and Grievance Dept.
P.O. Box 4327
Portland, OR 97208-4327

Si tiene alguna pregunta o inquietud sobre las prácticas de privacidad de PHA o sus derechos de privacidad, póngase en contacto con nuestra línea de atención telefónica de derechos de privacidad de la HIPAA en (503) 574-7770.

Usted tiene derecho a presentar una queja ante la Oficina de Derechos Civiles (Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos) si considera que se han vulnerado sus derechos de privacidad. PHA no tomará ninguna medida contra usted por presentar una queja. Puede comunicarse con la Oficina de Derechos Civiles en la siguiente dirección:

Office for Civil Rights
U.S. Department of Health and Human Services
200 Independence Avenue, S.W.
Room 509F, HHH Building
Washington, D.C. 20201

Líneas directas de OCR-Voz: 1-800-368-1019

Correo electrónico: OCRComplaint@hhs.gov

Sitio web: Oficina de Derechos Civiles www.hhs.gov/ocr/index.html

Sus derechos para recibir este aviso

• Tiene derecho a solicitar una copia de esta notificación en cualquier momento, incluida una copia en papel, incluso si ha aceptado recibirla electrónicamente.
• PHA puede cambiar los términos de este aviso en cualquier momento. Si eso ocurre, el aviso actualizado se aplicará a toda la información médica que PHA mantenga.
• PHA publicará el aviso revisado en su sitio web antes de la fecha de entrada en vigor del cambio.
• PHA también incluirá el aviso revisado en el próximo correo anual a los miembros.
  

La versión más reciente siempre estará disponible en línea en: https://www.providencehealthplan.com/medicare/medicare-advantage-plans/members/notice-of-privacy-practices

Fecha de entrada en vigor de este aviso

La fecha de entrada en vigor original de este Aviso fue el 14 de abril de 2003. La fecha de revisión más reciente es el 1 de febrero de 2026.